Politique de confidentialité

La protection des renseignements personnels est de la plus haute importance, c’est pourquoi Prelib Technologie inc. (« Prelib Technologie », « nous ») s’engage à maintenir l’exactitude, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels conformément aux lois en vigueur au Québec. La présente politique de confidentialité (« politique ») est destinée à aider les patients, les professionnels de la santé, les cliniques clientes, les fournisseurs de services et les autres personnes (« vous ») à comprendre nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de communication et de conservation des renseignements personnels.

Prelib Technologie

Prelib Technologie conçoit et exploite la plateforme Prelib : le site prelib.com, le portail patient et les outils utilisés par les professionnels de la santé pour le dépistage et le suivi en santé sexuelle. La plateforme est utilisée par deux entitiés, dont le Centre de prévention en santé sexuelle inc. et la Clinique médicale en santé sexuelle inc., qui offrent les soins aux patients.

Consentement

En nous soumettant des renseignements personnels, en utilisant le site prelib.com ou en créant un compte sur le portail patient, vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions et communiquions ces renseignements de la manière décrite dans la présente politique et dans la mesure où la loi le permet ou l’exige. Vos renseignements de santé sont recueillis avec votre consentement exprès, donné à la création de votre compte et lorsque vous remplissez un questionnaire; vous êtes alors informé de la clinique qui recevra vos renseignements. Sous réserve des exigences légales, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de continuer à vous offrir certains services.

Que sont les renseignements personnels et les renseignements de santé

Les « renseignements personnels » désignent les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l’identifier. Les « renseignements de santé » sont des renseignements personnels qui se rapportent à l’état de santé d’une personne, à ses soins, à ses résultats de tests ou à ses habitudes de vie liées à sa santé. Ils sont protégés par la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux; les autres renseignements personnels le sont par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Quels renseignements personnels recueillons-nous à votre sujet

Utilisateurs du portail patient

Prénom et nom, date de naissance
Adresse courriel, numéro de téléphone, adresse
Numéro d’assurance maladie
Réponses aux questionnaires de santé, remplis pour le compte de la clinique qui vous prend en charge
Quatre derniers chiffres de la carte de paiement et numéro de facture, pour les services facturés; le numéro complet n’est jamais conservé
Journal des connexions et des actions dans le portail

Professionnels de la santé et personnel des cliniques

Prénom et nom, titre professionnel et numéro de permis
Coordonnées professionnelles
Identifiant de connexion et journal des actions dans la plateforme

Visiteurs du site prelib.com

Renseignements que vous nous transmettez par un formulaire ou par courriel
Détails de l’utilisation du site et renseignements techniques (adresse IP, type d’appareil, pages consultées), notamment par les témoins (section « Témoins » ci-dessous)

Personnes de moins de 14 ans. La plateforme s’adresse aux personnes de 14 ans et plus, qui peuvent consentir seules à leurs soins et à l’utilisation de leurs renseignements.

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels

Portail patient : lorsque vous créez un compte, prenez rendez-vous ou remplissez un questionnaire.
Soutien technique : lorsque vous communiquez avec le soutien à [email protected] ou par la fonction d’aide, nous recueillons votre nom, votre courriel et le contenu de votre demande.
Cliniques clientes : lorsqu’une clinique utilise la plateforme, nous recueillons les renseignements de ses professionnels et de son personnel nécessaires à la gestion de leurs accès.
Site prelib.com : lorsque vous nous écrivez ou naviguez sur le site.

Comment utilisons-nous vos renseignements personnels

Nous recueillons des renseignements personnels afin de fournir des services de qualité, de nous conformer à nos obligations légales et d’améliorer continuellement la plateforme. Nous les utilisons aux fins suivantes :

Prestation et amélioration des services

Fournir le service demandé : créer et gérer votre compte, vos rendez-vous, vos questionnaires et l’accès à vos résultats.
Confirmer votre identité et sécuriser votre compte.
Configurer et gérer les environnements de la plateforme pour les cliniques clientes, et les accès de leurs professionnels et de leur personnel.
Permettre la transmission des requêtes aux laboratoires, la réception des résultats et, lorsque vous le demandez, la transmission d’une prescription à la pharmacie de votre choix.
Fournir le soutien technique, répondre à vos demandes et contrôler la qualité du service.
Analyser l’utilisation de la plateforme et du site, à partir de statistiques, afin d’en améliorer le fonctionnement et l’expérience des utilisateurs.

Communication

Vous envoyer les communications liées à vos soins et à votre compte : confirmations et rappels de rendez-vous, avis de nouveau résultat, rappels de dépistage, suivis et avis de sécurité.
Répondre à vos demandes d’accès à vos renseignements et à vos questions.
Communiquer avec les cliniques clientes et gérer la relation d’affaires.

Respect de la loi

Remplir nos obligations légales, réglementaires et contractuelles, notamment en matière de tenue des dossiers et de gestion des incidents.
Prévenir la fraude et les accès non autorisés.

Certaines fonctions de la plateforme sont automatisées, comme la suggestion de tests selon vos réponses au questionnaire ou les rappels de dépistage. Elles ne prennent aucune décision clinique à votre sujet; un professionnel révise toujours les suggestions et vos résultats.

Renseignements recueillis par les cliniques qui utilisent la plateforme

Prelib Technologie fournit aux cliniques une plateforme qui leur permet de recueillir, d’utiliser, de conserver et de communiquer les renseignements personnels de leurs patients. Les cliniques, et les professionnels qui y exercent, demeurent responsables de ces renseignements et de la tenue des dossiers, conformément aux règlements de leurs ordres professionnels. Prelib Technologie les héberge et les traite pour leur compte, en vertu d’un contrat qui l’oblige à les protéger.

Les renseignements recueillis par les cliniques dans la plateforme comprennent :

l’identité et les coordonnées du patient, et son numéro d’assurance maladie;
les renseignements de santé : réponses aux questionnaires, requêtes et résultats de laboratoire, notes des professionnels, prescriptions et suivis.

Le dossier d’un patient peut être consulté par les professionnels des cliniques qui participent à ses soins, afin d’assurer la continuité de sa prise en charge.

Pour toute demande d’accès ou de rectification de votre dossier, adressez-vous à la clinique où vous avez reçu des soins. Vous pouvez aussi écrire à [email protected]; votre demande sera transmise à la clinique responsable.

Avec qui partageons-nous les renseignements personnels

Nous ne vendons ni ne louons les renseignements personnels à des tiers. Ils sont utilisés uniquement pour fournir nos services. Toutefois, certaines fonctionnalités de la plateforme nous amènent à communiquer des renseignements à des tiers dans le cadre de la prestation des soins. Ces fonctionnalités et le contexte dans lequel les renseignements sont communiqués sont décrits ci-dessous.

Professionnels de la santé : lorsque les cliniques utilisent la plateforme, leurs professionnels peuvent partager les renseignements d’un patient avec les autres professionnels qui participent à ses soins, notamment lorsqu’une infirmière dirige un patient vers un médecin. Cela permet d’assurer des soins coordonnés et la continuité de la prise en charge.
Laboratoires : la plateforme transmet les requêtes de prélèvement aux laboratoires publics et privés qui analysent les échantillons, et reçoit leurs résultats. Les échantillons sont acheminés par des transporteurs autorisés, identifiés par le nom, la date de naissance et le numéro d’assurance maladie du patient.
Systèmes gouvernementaux : la plateforme permet la facturation des services assurés à la Régie de l’assurance maladie du Québec, par l’intermédiaire d’une agence de facturation autorisée, et les déclarations obligatoires aux autorités de santé publique.
Pharmacie de votre choix : lorsque vous le demandez, nous transmettons votre prescription à la pharmacie de votre choix afin qu’elle puisse la traiter. Ces renseignements sont communiqués uniquement pour faciliter la délivrance des médicaments et assurer la continuité des soins.
Fournisseurs de services tiers : la plateforme est intégrée à des outils et services tels que l’hébergement infonuagique, l’envoi de courriels et de textos, la réception sécurisée de télécopies, le paiement en ligne et en clinique, la billetterie du soutien technique et la surveillance de la sécurité. Nous limitons le droit de ces fournisseurs à utiliser les renseignements personnels uniquement pour les services qu’ils nous rendent, et nous exigeons qu’ils en préservent la confidentialité et qu’ils prennent des mesures pour protéger la sécurité des renseignements auxquels ils ont accès. Chaque fournisseur est lié par un contrat écrit et fait l’objet d’une évaluation avant son utilisation.
Autorités et situations prévues par la loi : nous pouvons communiquer un renseignement sans consentement dans les seuls cas prévus par la loi, notamment pour prévenir un risque sérieux de mort ou de blessures graves, ou à la demande d’un tribunal ou d’un corps de police lorsque la loi l’autorise.

Combien de temps conservons-nous les renseignements personnels

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour fournir les services pour lesquels ils ont été recueillis, puis conformément aux exigences légales applicables. Les professionnels de la santé sont tenus de conserver les renseignements personnels pendant une période minimale afin de se conformer à diverses exigences légales et réglementaires. Nous vous encourageons à vous adresser directement à votre professionnel de la santé pour savoir pendant combien de temps il est tenu de conserver vos renseignements personnels.

Où stockons-nous vos renseignements personnels

Vos renseignements de santé et votre dossier sont hébergés au Canada. Certains fournisseurs de services (communications, soutien technique, surveillance technique, paiement) peuvent traiter à l’extérieur du Québec des renseignements limités, comme vos coordonnées ou des journaux techniques; nous évaluons la protection qu’ils offrent avant de leur confier des renseignements.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels

Nous prenons des mesures physiques, administratives et techniques pour protéger les renseignements personnels contre la perte, l’accès ou la communication non autorisés : chiffrement des données, authentification à deux facteurs, accès réservé aux personnes qui en ont besoin pour leurs fonctions, journalisation des accès aux dossiers et tests d’intrusion par une firme indépendante. L’utilisation non autorisée de renseignements personnels est interdite et entraîne des mesures disciplinaires.

Aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage électronique n’est totalement sécurisée. Nous ne pouvons pas assurer ou garantir la sécurité des informations que vous nous transmettez ou que vous nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que ces informations ne seront pas consultées, divulguées, modifiées ou détruites à la suite d’une violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous pensez que vos renseignements personnels ont été compromis, veuillez nous contacter comme indiqué dans la section « Comment nous contacter ». En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous informons les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information, conformément à la loi.

Témoins

Le site et le portail utilisent des témoins essentiels, nécessaires au fonctionnement et à la sécurité, et des témoins de préférence, comme le choix de la langue, que vous pouvez désactiver par le lien « Paramètres des témoins ». Nous n’utilisons pas de témoins publicitaires. Les statistiques de fréquentation du site sont produites sans renseignement personnel.

Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels

Conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, vous disposez des droits suivants à l’égard des renseignements personnels que nous recueillons et utilisons :

Accès : vous avez le droit de demander si nous détenons des renseignements à votre sujet et, le cas échéant, d’en obtenir une copie. La plupart de vos renseignements sont aussi consultables en tout temps dans votre compte du portail patient.
Exactitude : nous prenons des mesures raisonnables pour que les renseignements que nous détenons soient exacts, complets et à jour. Il vous revient de mettre à jour vos coordonnées dans votre compte.
Correction : vous avez le droit de demander que soit corrigé un renseignement inexact, incomplet ou équivoque. Une correction au dossier clinique est faite par le professionnel responsable; en cas de désaccord, votre demande est versée au dossier.
Suppression : vous avez le droit de nous demander d’effacer, de détruire ou de supprimer des renseignements personnels dans certaines circonstances. Il existe certaines exceptions où nous pouvons refuser une demande de suppression ou de destruction, par exemple lorsque les renseignements personnels sont nécessaires pour se conformer à la loi.
Portabilité : vous avez le droit d’obtenir les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou de les faire transmettre à une autre personne ou un autre organisme.
Retrait du consentement : vous avez le droit de nous demander de cesser d’utiliser ou de communiquer vos renseignements, sous réserve des exigences légales.
Plainte : vous avez le droit de déposer une plainte auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels ou auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

Pour exercer l’un de ces droits, communiquez avec nous comme indiqué dans la section « Comment nous contacter ». Nous vérifions votre identité avant de donner suite et vous répondons par écrit dans les 30 jours. Aucuns frais ne sont exigés, sauf des frais raisonnables de reproduction ou de transmission dont vous êtes informé à l’avance.

Droits concernant votre dossier clinique. Les entités qui utilisent la plateforme sont responsables des dossiers de leurs patients. Toute demande d’accès ou de rectification de votre dossier clinique est traitée par la clinique où vous avez reçu des soins; si vous nous l’adressez, nous la lui transmettons.

Comment nous contacter

Prelib Technologie a désigné Maxim Régimbal-Éthier, président, comme responsable de la protection des renseignements personnels, afin de veiller au respect de la présente politique et des lois applicables. Il agit aussi à ce titre pour le Centre de prévention en santé sexuelle inc. et la Clinique médicale en santé sexuelle inc. Pour toute question sur nos pratiques, ou pour exercer vos droits :

[email protected]

2121, rue Crescent, bureau 305, Montréal (Québec) H3G 2C1

Pour le soutien technique de la plateforme : [email protected].

Modifications de la politique de confidentialité

Prelib Technologie se réserve le droit de modifier ou de remplacer cette politique de confidentialité à tout moment. Si nous apportons une modification à la présente Politique de confidentialité, nous publierons ces modifications sur notre site Internet et mettrons cette politique révisée et ces modifications à la disposition de la Personne Responsable de la Protection des Renseignements Personnels, sur demande.

La présente politique a été mise à jour le 12 octobre 2026.